Mitarbeiter*in (m/w/d) Aufenthaltsrechtliche Angelegenheiten, Mittelkoordination und Teamassistenz

Das International Relations Office der BTU gestaltet vielfältige internationale Austausch- und Kooperationsbeziehungen, setzt Impulse für die strategische Internationalisierung und bietet den diversen Angehörigen der Universität umfassende Beratungs- und Betreuungsleistungen an. An der BTU studieren über 2.600 internationale Studierende. Eine Mitarbeit in unserem Bereich ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team mit einer offenen und modernen Arbeitskultur im internationalen Kontext, den Einstieg in eine vielseitige Tätigkeit sowie ein spannendes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.

Mittelkoordination und -verwaltung Haushaltsmittel

• Eigenständige Ausarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Vergabe von Mitteln in Abhängigkeit von der Programmausrichtung (Haushalt, Sonderzuweisung)
• Koordination und Kontrolle der Finanzflüsse
• Beratung der Stabsstellenleitung hinsichtlich der finanziellen Bestimmungen
• Vorbereitung von Belegen und Berichten

Finanzadministrative Bearbeitung der ERASMUS-Mobilitäten, insbesondere in den Verfahren für die Mobilität mit Partnerländern (KA 171)

• Planung, Kalkulation und Steuerung der Mobilitätszuschüsse
• Verteilung der Mittel auf die entsprechenden Kostenstellen
• Abrechnung der Studierenden-, Dozenten- und Personalmobilität inkl. Vorbereitung von Belegen, Verfassen von Verwendungsnachweisen zur Abrechnung
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen für den Einsatz der ERASMUS-OS-Mittel
• Überwachung der einzuhaltenden Förderbestimmungen
• Entscheidungsfindung hinsichtlich finanztechnischer Probleme
• Pflege der Daten zu den einzelnen Mobilitätsflüssen im Mobility Tool und in MoveOn
• Erledigung schreibtechnischer Aufgaben bei der Antragstellung, Berichterstattung und Abrechnung

Bearbeitung der Angelegenheiten ausländischer Studierender (Zentralcampus und Campus Cottbus-Sachsendorf)

• Eigenständige Bearbeitung und Erstellung der Studienprognosen in Abstimmung mit dem VP L 5 - Studierendenservice und den Ausländerbehörden (zumeist Cottbus und Berlin)
• Beratung der Studierenden zum weiteren möglichen Studienverlauf
• Klärung von aufenthaltsrechtlichen Fragen in Zusammenarbeit mit den Ausländer-behörden
• Bearbeitung der Anträge auf Studiengangwechsel hinsichtlich aufenthaltsrechtlicher Bestimmungen
• Ausfertigung englischsprachiger Bescheinigungen entsprechend individueller Anfragen (länderabhängig)

Organisatorisch-technische Tätigkeiten

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Bearbeitung des Posteingangs- und -ausgangs
• Beantwortung/Weiterleitung von schriftlichen und mündlichen Anfragen
• Koordinierung des Einsatzes aller studentischer Bürohelfer*innen
• Vorbereitung von Einstellungsunterlagen, Honorar- oder Werkverträge
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
• Verwaltung der Nutzerrechte (Ordnerzugriffe, Schlüssel, Inventarisierung etc.)
• Archivierung unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen

Wir bieten Ihnen eine Beschäftigung nach dem Tarifvertrag der Länder. Unsere Mitarbeiter*innen profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, Erholungsurlaub nach TV-L, verschiedenen internen und externen Weiterbildungsangeboten sowie einem aktiven Gesundheitsmanagement.

Werden Sie ein Teil der BTU-Familie. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und bieten Ihnen abwechslungsreiche Aufgaben mit hohem Entwicklungs- und Gestaltungspotenzial.